Polityka prywatności Polski Holding Energetyczny

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polski Holding Energetyczny z siedzibą w Polsce (dalej: „PHE”, „Spółka”, „my”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane osobowe przetwarza PHE, w szczególności do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, ich przedstawicieli i pracowników, użytkowników serwisów internetowych i aplikacji PHE, a także osób kontaktujących się ze Spółką za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

1.3. PHE przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Polski Holding Energetyczny (dalej: „Administrator” lub „PHE”).

2.2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych na oficjalnych stronach internetowych PHE lub w korespondencji papierowej.

3. Inspektor Ochrony Danych

3.1. Jeżeli PHE powoła Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną wskazane na stronach internetowych Spółki oraz w komunikatach informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych.

3.2. Inspektor Ochrony Danych (jeśli został wyznaczony) stanowi punkt kontaktowy w sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą.

4. Zakres przetwarzanych danych osobowych

4.1. W zależności od relacji z PHE oraz celu przetwarzania możemy gromadzić i przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON),
• dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu),
• dane dotyczące umów i usług (np. numer klienta, informacje o zawartych umowach, parametry dostaw energii, historia rozliczeń),
• dane dotyczące płatności (np. numer rachunku bankowego, informacje księgowe i rozliczeniowe),
• dane zbierane w ramach korzystania z serwisów internetowych lub aplikacji (np. adres IP, dane urządzenia, pliki cookies i podobne technologie),
• dane potrzebne do obsługi zapytań, reklamacji, zgłoszeń serwisowych,
• dane niezbędne do realizacji obowiązków prawnych (np. dane wymagane przepisami prawa energetycznego, podatkowego i rachunkowego),
• inne dane podawane dobrowolnie w kontakcie z PHE.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

5.1. Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i realizacja umów

• cel: zawarcie i wykonywanie umów w obszarze energetyki (dostawa energii, świadczenie usług powiązanych, obsługa klienta, rozliczenia),
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego oraz regulacji dotyczących bezpieczeństwa energetycznego,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

• cel: zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów, ochrona przed nadużyciami i roszczeniami, dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie analiz biznesowych i statystyk, zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Marketing bezpośredni własnych produktów i usług

• cel: prowadzenie działań marketingowych, w tym przesyłanie informacji handlowych, przygotowywanie ofert dopasowanych do potrzeb odbiorców,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) oraz – w zakresie wymaganym przepisami – zgoda na komunikację elektroniczną lub telefoniczną.

(e) Zgoda osoby, której dane dotyczą

• cel: przetwarzanie danych w określonych, dobrowolnie zaakceptowanych celach (np. udział w akcjach promocyjnych, wydarzeniach, otrzymywanie newsletterów),
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5.2. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (jeżeli dojdzie do takiego przetwarzania) PHE stosuje podstawy prawne przewidziane w art. 9 RODO.

6. Źródła pozyskiwania danych

6.1. PHE pozyskuje dane osobowe przede wszystkim:

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zawieraniu umowy, w formularzach, zapytaniach, korespondencji),
• od kontrahentów i partnerów biznesowych, jeżeli jest to niezbędne do realizacji współpracy i dopuszczalne przepisami prawa,
• z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł (np. KRS, CEIDG),
• z systemów i urządzeń wykorzystywanych do korzystania z usług PHE (np. dane transmisyjne, logi systemowe, informacje o korzystaniu z serwisów internetowych).

7. Odbiorcy danych osobowych

7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom przetwarzającym dane w imieniu PHE (np. dostawcom usług IT, firmom obsługującym infrastrukturę energetyczną, podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, marketingowe),
• innym administratorom, gdy wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do realizacji umowy (np. operatorom systemów dystrybucyjnych, bankom, instytucjom finansowym),
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. urzędom skarbowym, organom regulacyjnym, organom ścigania),
• innym podmiotom, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to odrębną zgodę lub jeżeli przekazanie danych jest dopuszczalne na podstawie przepisów.

7.2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie PHE działają na podstawie stosownych umów i są zobowiązane do zachowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz poufności danych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

8.1. Co do zasady PHE przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

8.2. Jeżeli zaistnieje potrzeba przekazania danych osobowych do państw trzecich (poza EOG), nastąpi to wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia, zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• innych mechanizmów dopuszczonych przepisami prawa.

9. Okres przechowywania danych

9.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub konieczny do ochrony przed roszczeniami.

9.2. W szczególności:

• dane przetwarzane na potrzeby wykonania umowy przechowujemy przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane przetwarzane na potrzeby wypełnienia obowiązków prawnych przechowujemy przez okres wynikający z odpowiednich przepisów (np. przepisy podatkowe i rachunkowe),
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu lub do momentu, w którym dalsze przechowywanie nie będzie uzasadnione.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

10.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
• prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) – w przypadkach przewidzianych przepisami,
• prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

10.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z PHE za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych przez Spółkę.

10.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. PHE stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do ryzyka związanego z ich przetwarzaniem oraz charakteru danych, w tym m.in. środki mające na celu zabezpieczenie danych przed ich utratą, dostępem osób nieuprawnionych, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

11.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez PHE oraz podmioty przetwarzające dane na zlecenie PHE, które są zobowiązane do zachowania poufności.

12. Pliki cookies i podobne technologie

12.1. Serwisy internetowe PHE mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania go do preferencji użytkownika, analizy ruchu oraz w celach statystycznych i – w zakresie dopuszczalnym prawem – marketingowych.

12.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12.3. Szczegółowe informacje na temat stosowania plików cookies mogą być uregulowane w odrębnej polityce cookies dostępnej w serwisach PHE.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

13.1. PHE może stosować zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym profilowanie, w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa, np. w celu dopasowania ofert, analizy ryzyka lub optymalizacji procesów obsługi klienta.

13.2. W przypadku gdy zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało, PHE zapewni prawa przewidziane w art. 22 RODO, w tym prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji.

14. Zmiany Polityki prywatności

14.1. PHE zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, zmian w procesach przetwarzania danych lub zmian organizacyjnych.

14.2. Zmieniona Polityka będzie publikowana w serwisach internetowych PHE lub udostępniana w inny właściwy sposób. Korzystanie z usług PHE po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki, o ile przepisy nie wymagają odrębnego uzyskania zgody.

15. Kontakt

15.1. Aktualne informacje kontaktowe do PHE oraz – jeżeli wyznaczony – Inspektora Ochrony Danych są dostępne w oficjalnych kanałach komunikacji Spółki.

15.2. Zachęcamy do kontaktu w razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych przez Polski Holding Energetyczny.